Från fax till app underlättar för kunderna

Vad är det ni har gjort?
Vi har ersatt två äldre administreringssystem som ej var integrerade med varandra och fört in arbetsflöden från dem in i den nya app-miljö vi bygger mot SAP. Vi går alltså från tre system till ett. Vi har använt Neptune som är ett snabbt och standardiserat verktyg för att designa appar och koppla processer. Vi kommer arbeta i ett UX-gränssnitt istället för i backend i SAP, berättar Sabina Wetterlund, Supply Chain Manager på Emballator Metal Group, som varit delaktig i projektet. Övriga som har deltagit i det lyckade projektet är Helena Ström, Helén Kindberg, Jonas Roxenrot, Annika Andersson, Gladys Ekman, Karin Lantz och Henrik Johansson.

Tidigare under våren utlystes en tävling bland alla medarbetare på Emballator i Ulricehamn, där alla fick komma med förslag på vad appen skulle heta. Projektgruppen utnämnde sedan det vinnande bidraget som blev, APPLY.

Vilka värden medför detta för er och era kunder?
Målsättningen har varit att erbjuda våra kunder ett digitalt verktyg där de i realtid kan följa och till viss del administrera sina ordrar. Kunderna ska kunna få den information de söker utan att behöva ringa oss eller vänta på att vi ska svara på ett mail. I en tid där det ställs allt högre krav på ett snabbt informationsflöde är det viktigt att vi utvecklar oss för att ge service åt våra kunder. Internt kommer också en del av den basdata vi tidigare skapat manuellt i SAP’s backend nu genereras automatiskt. Detta är också något som vi kommer jobba vidare med i vår interna hantering där vi använder SAP som systemstöd.

Vem kom på iden?
Vår samarbetspartner Stretch presenterade lösningen för oss, hur man kan använda programvaran Neptune till att bygga nya gränssnitt mot SAP. De visste att vi hade ett behov av nya systemstöd och att dessa skulle vara integrerade.

Vad har varit positivt respektive utmaningar i projektet?
Den stora utmaningen är som väldigt ofta att få tiden att räcka till. Projektdeltagarna från berörda avdelningar har lagt många timmar på det här, men samtidigt ska det dagliga arbetet flyta på. Det ställer krav på planering. Men med stort engagemang från alla involverade så har det ändå fungerat bra.

Positivt har varit att vi har skapat ännu större förståelse för varandra och vilka olika roller och arbetsmoment vi gör. Det har också varit en förutsättning för att kunna skapa än mer effektiva arbetsflöden genom de app-miljöer vi nu bygger. I denna typ av projekt är det sällan det tekniska som utmanar utan det är förändringsresan både hos individen, gruppen och i processen som blir utmaningen. Att kliva ur sin roll som man dagligen är i, att kunna se framåt, att våga utmana sina egna arbetssätt, att tro på sin egen förmåga, att vilja vara en del i framtiden och utvecklingen, samt att det ska vara värdeskapande för oss och för våra kunder är en stor förändring hos de flesta.

Vilka lärdomar drar ni?
Lärdomarna är förmodligen ganska klassiska, att man aldrig kan kommunicera, informera och dokumentera för mycket. Under projektet som löpt över flera månader har det blivit många möten, samtal och givande diskussioner. För att nå i mål med projektet är det viktigt att alla har samma förväntningar, och då krävs det bra dokumentation och uppföljning. Vi har även haft en erfaren intern projektledare som jobbat mycket med projektet och varit sammanhållande. Det är avgörande att denna typ av resurs finns tillgänglig eller tillsätts för att nå framgång i projektet speciellt om projektet är komplicerat och tvärfunktionellt, avslutar Sabina.